In diesem Artikel stellen wir Ihnen vor, wie Sie in fünf einfachen Schritte das papierlose bzw. papierarme Büro einführen und mit Hilfe eines Dokumentenmanagement-Systems zumindest die Verwaltung Ihrer Dokumenten-Workflows komplett frei von Papier gestalten können. Ein digitales Dokumentenmanagement bildet eine effektive Basis, um den Gebrauch von Papier schrittweise durch elektronische Lösungen zu ersetzen.
Sie lernen die Vorteile des papierlosen Büros kennen und erfahren, wie wir Sie als Scandienstleister bei der Umsetzung unterstützen.
Was ist das papierlose Büro?
Das Konzept des papierlosen Büros ist eine schon seit Jahrzehnten gehegte Zukunftsvision vieler Unternehmen und Behörden, bei der alle analogen und papierbasierten Vorgänge durch digitale Lösungen ersetzt werden sollen.
Im papierlosen Büro haben eine mühsame Aktensuche in überfüllten Regalen und Archiven, das manuelle Abstempeln von Eingangsrechnungen sowie die Verwendung von Umlaufakten keinen Platz mehr. Auch das eintönige Surren des Abteilungskopierers würde endgültig verstummen.
Warum papierlos arbeiten?
Das Ziel ist es dabei Prozesse effizienter zu gestalten, Zeit sowie Kosten einzusparen und insgesamt ressourcenschonender und nachhaltiger zu arbeiten. Neben dem Einsparen von Verbrauchsmaterialen wie Papier oder Tinte und Toner für den Drucker, stehen vor allem der Austausch und die Verarbeitung strukturierter und maschinenlesbarer Daten im Fokus.
Anstatt mühsam suchen zu müssen, lassen sich Informationen anhand von gezielten Datenabfragen einfach finden und anzeigen. Dafür ist die feinteilige Erfassung von Metadaten für die Verwaltung von Dokumenten von zentraler Bedeutung.
Ist ein papierloses Büro realistisch?
Ja, es gibt Unternehmen, welche in Ihrem Büro ausschließlich papierlose Lösungen nutzen. Dort wird man selbst Zettel und Stift vergeblich suchen. Diese Büros bilden aber zugegebenermaßen eine absolute Ausnahme. Um den ersten Schritt in Richtung papierloses Büro zugehen und eine solide Grundlage zu schaffen, ist es nicht ratsam, mit dem Tausch von Zetteln gegen Tablets zu beginnen. Elektronische Lösungen wie diese bilden den Feinschliff zu einem späteren Zeitpunkt des Projekts.
Bei der Umsetzung des papierlosen Büros, sollten Sie sich nicht darauf fixieren, jeden Notizzettel und Terminplaner von den Schreibtischen der Mitarbeiter zu entfernen und sich dabei im Klein-Klein von Insellösungen und inneffizienten Maßnahmen verlieren.
Vielmehr sollten sich darauf konzentrieren, die Verarbeitung, Weitergabe und Archivierung von Papierunterlagen, also das unternehmensweite Dokumentenmanagement zu digitalisieren und dabei einheitliche Lösungen zu finden, die von allen Mitarbeitern im Unternehmen genutzt werden.
Nachteile des analogen Dokumentenmanagements
In vielen Unternehmen prägen nach wie vor Zettelwirtschaft und Aktenberge das Bild. Dokumente werden ausgedruckt, nur um letztendlich im Müll zu landen. Im ungünstigsten Fall werden sogar E-Mails ausgedruckt, um neben der digitalen Speicherung auch physische Kopien aufzubewahren.
Das analoge Management von Dokumenten bringt u.a. folgende Nachteile mit sich:
- Zeitaufwand: Manuelle Suche, Sortierung, Organisation und Verwaltung von Papierdokumenten nehmen viel Zeit in Anspruch
- Hohe Kosten: Erhöhte Mietkosten für Lagerflächen und Personalaufwand
- Mangelnde Vernetzung: Langsamer Informationsfluss und nur ortsgebundener Zugriff
- Anfälligkeit: Papier ist äußerst anfällig für physische Einflüsse (Brand, Wasserschaden etc.)
- Unsicherheit: Schwieriger Schutz gegen unbefugten Zugriff und Diebstahl
Digitales Dokumentenmanagement ist der Schlüssel zum Erfolg
Ein elektronisches Dokumentenmanagement-System (DMS) stellt die perfekte Lösung dar, um die Verwaltung von Papierdokumenten zu digitalisieren und die Weichen für ein papierloses Arbeiten in Ihrem Unternehmen zu stellen. Das DMS bildet die Schaltzentrale eines papierlosen Büros
Mit der Implementierung eines DMS lassen sich Dokumente einfach erfassen, teilen und in einer zentralen Datenbank archivieren. Ihre digitalisierten Unterlagen werden dafür in einem gemeinsamen Dokumentenpool mit elektronisch erzeugten Dokumenten gespeichert (z.B. Fotos, Videos, e-Rechnungen). Das Dokumentenmanagement-System bildet den Ausgangspunkt für die Integration von Dokumenten in Ihre Workflows.
Besonders hervorzuheben ist dabei die umfassende Transparenz der Prozesse. In einem DMS ist nachvollziehbar, wer wann welches Dokument wie bearbeitet hat.
Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements
- Ortsunabhängiger Zugriff: Mitarbeiter können jederzeit von jedem Standort außerhalb des Büros von allen Endgeräten auf digitale Daten in der Cloud zugreifen, Dokumente hinzufügen und teilen
- Automatisierte Dokumenten-Workflows: Eingehende Dokumente (z.B. Rechnungen) werden automatisch in die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen integriert
- Verbesserte Kollaboration: Mitarbeiter greifen auf zentralen einen Dokumentenpool in einer Cloud zu und verfügen stets über die aktuellen Versionen der benötigten Unterlagen
- Revisionssicherheit: Eine lückenlose Protokollierung sorgt für Nachvollziehbarkeit über den gesamten Prozess der Verarbeitung und Aufbewahrung
- Erhöhte Datensicherheit: Um unautorisierten Zugang zu Daten zu unterbinden, besteht die Möglichkeit, Zugriffsrechte zu vergeben und zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen zu implementieren
- Nahtlose Datenintegration: Anhand von Metadaten lassen sich digitale Dokumente und Informationen nahtlos in weitere digital Office-Lösungen (ERP, ECM, CRM, HR, DATEV etc.) integrieren
TIPP: DocuWare bietet Ihnen eine hervorragende Softwarelösung für Ihr digitales Dokumentenmanagement in der Cloud.
Wir beraten Sie umfassend bei der Einführung von DocuWare als Cloud-Version und begleiten Sie auf Ihrem Weg zum papierlosen Büro.
Papierloses Büro in 5 Schritten umsetzen
1. Strategie festlegen
Verteilen Sie klare Verantwortungen an Mitarbeiter, beispielsweise an einen Chief Digital Officer (CDO). Ein Chief Digital Officer (CDO) ist verantwortlich für die Gestaltung, Umsetzung und Steuerung der digitalen Strategie eines Unternehmens. Dazu zählt das Vorantreiben technologischer Innovationen, die Förderung der digitalen Transformation sowie die Einbindung der Mitarbeiter.
Digitalisierung ist das prägende Trendthema für das zukünftige Arbeiten in Büros und allen anderen Bereichen. Dafür ist es wichtig Kompetenzen zu bündeln und eine konsequente Umsetzung anzustreben.
2. Schritt: Mitarbeiter einbinden
Holen Sie Ihre Mitarbeiter ab und überzeugen Sie sie von den Vorteilen des papierlosen, digitalen Dokumentenmanagements in Ihrem Unternehmen. Vielen Angestellten, insbesondere den älteren, fällt die Umstellung von analog auf digital unter Umständen schwer und sie beharren auf althergebrachten Vorgehensweisen.
Tiefgreifende Änderungen von oben herab zu diktieren, stößt dabei oft auf Widerstand und frustriert. Die Anwendung digitaler Lösung bietet zahlreiche Vorteile gegenüber der papiergebundenen Dokumentenverwaltung. Eine gründliche Schulung der Mitarbeiter und fortwährende Weiterbildung ist unerlässlich, um Sie für die Digitalisierung zu gewinnen.
2. Schritt: Dokumentenmanagement-System verbindlich einführen
Die Einführung eines DMS bildet Fundament für die Umstellung auf ein papierloses Arbeiten im Büro. Im Dokumentenmanagement-System werden eingehende digitale Dokumente abgelegt und archiviert und können je nach Anforderung für weiterführende Prozesse abgerufen werden.
Alle Unterlagen in den Aktenordnern in Ihrem Archiv müssen zusätzlich dem DMS hinzugefügt werden. Dafür ist es notwendig jedes einzelne Blatt einzuscannen, zu indexieren (Erfassung strukturierter Daten) und das Dokumentenmanagement-System zu importieren.
Eine kleine Anzahl Ordnern und Unterlagen können Sie unter anderem selbst scannen. Bei Größeren Aktenbestanden ist es unerlässlich die Digitalisierung Ihres Archivs an einen professionellen Scanservice auszulagern. Wir sind in der Lage tägliche bis zu 250.000 Seiten (entspricht 300 Aktenordner) zu digitalisieren.
Hinweis: Papierbelege können nach der Digitalisierung vernichtet werden. Der Gesetzgeber erlaubt im Rahmen des ersetzenden Scannens die rein bildhafte elektronische Aufbewahrung.
4. Schritt: Dokumenteneingang digitalisieren
Die Kommunikation per Briefpost erfolgt in den meisten Fällen nach wie vor in Papierform. Digitale Eingangspost bietet die Möglichkeit eingehende Dokumente (z.B. Rechnungen) ohne Verzögerung in die entsprechenden Workflows zu integrieren und Belege digital zu archivieren.
Tipp: Mit unserem Digitalen Posteingang scannen wir Ihre Briefpost auf täglicher Basis. Die Notwendigkeit der Entgegennahme, Sortierung oder Verteilung entfällt für Sie, während Sie indizierte und kategorisierte digitale Dokumente erhalten.
5. Schritt: Auf digitale Akte umstellen
Im letzten Schritt erfolgt die Umstellung auf die papierlose Aktenführung Ihrem Unternehmen. Digitale und gescannte Dokumente sind nun im DMS abrufbar und können elektronischen Akten (e-Akte) zugeordnet werden. Anhand erfasster Metadaten lassen sich digitale Dokumente im DMS verwalten und in weitere Anwendungen integrieren. Einzelne Belege können dabei mehren elektronischen Akten zugeordnet werden.
Fazit
Der Begriff des "papierlosen Büros" sollte nicht wörtlich verstanden werden. Ein papierarmes Büro mit einem zentralen digitalen Dokumentenmanagement basieren auf einem DMS, stellt hier eine realistischere Herangehensweise für Unternehmen dar. Papier ist fester Bestandteil unseres Alltags und wird es auf absehbare Zeit auch bleiben. Ob Mitarbeiter einen analogen Terminkalender pflege oder an anderer Stelle doch noch eine Liste ausgedruckt wird, ist nicht entscheidend.
Ausschlaggebend ist, dass Bestandsakten und Archiv digitalisiert werden und neu eingehende Dokumente direkt in ein elektronisches Format konvertiert werden, damit der Austausch von Daten und Informationen, beispielsweise über Schnittstellen, rein digital erfolgen kann. Das DMS bildet Ihre Datenbank, aus der Unterlagen für die digitalen Akten entnommen werden. Hierbei würde es absoluten keinen Sinn machen manche Akten analog und andere in digitaler Form zu führen.
Bei der Aktenführung sollten sie einheitlich, medienbruchfrei und somit komplett papierlos arbeiten.
Wir sind Ihr Partner auf Ihrem Weg zu einem papierlosen Arbeitsalltag und beraten Sie in allen Aspekten der Umstellung auf digitales Dokumentenmanagement in Ihrem Unternehmen.
